Saiba Quais Arquivos Enviar Todo Mês para Sua Contabilidade
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Sabia que a sua contabilidade depende de muitas informações que só você pode fornecer? Pois é, ninguém melhor do que o empreendedor para ajudar a contabilidade a fazer o trabalho dela de forma correta. Muitas vezes, a responsabilidade de garantir que as obrigações fiscais e os pagamentos estejam em dia recai sobre nós, e é fundamental que a gente esteja atento a tudo o que precisa ser feito no começo de cada mês.
A contabilidade não faz tudo sozinha. Eles precisam das suas informações para processar corretamente impostos, notas fiscais e, claro, garantir que sua empresa esteja sempre regularizada. Se não fizermos a nossa parte, o risco de cairmos na malha fina da Receita Federal ou de sofrer multas e juros é grande. E você não quer isso, né? 😅
Aqui neste artigo, vou te mostrar tudo o que você precisa se atentar no início de cada mês para ajudar a sua contabilidade a fazer o trabalho dela. Assim, com um pouquinho de organização e atenção, você pode evitar surpresas desagradáveis e garantir que sua empresa continue crescendo com tranquilidade.
Vamos começar? 😉
O Que Você Precisa Enviar para a Sua Contabilidade Todo Mês
🌟 Notas Fiscais Emitidas: Não se esqueça de enviar todas as notas fiscais que você emitiu no mês anterior. Isso ajuda a contabilidade a calcular os impostos e fechar o mês direitinho.
🌟 Notas de Serviços Tomados: Se você contratou serviços durante o mês, lembre-se de enviar as notas fiscais desses serviços para a contabilidade.
🌟 Extratos Bancários (em formato PDF ou OFX): É essencial que você envie os extratos da sua conta PJ. Assim, a contabilidade consegue fazer a conciliação bancária, o que ajuda a evitar erros e fraudes.
🌟 Baixas das Contas Pagas (no formato Excel): Envie a lista de todas as contas pagas no mês, em formato Excel, para ajudar a contabilidade a controlar o fluxo de caixa e evitar problemas no fechamento.
🌟 Baixas das Contas Recebidas (também em Excel): Não se esqueça de enviar também os pagamentos que você recebeu durante o mês. Isso ajuda a contabilidade a fechar corretamente as suas entradas.
🌟 Importação do Extrato Bancário: Envie o extrato bancário para garantir que todos os depósitos, saques e transferências sejam contabilizados corretamente.
🌟 Guias de Arrecadação de Receitas Federais: Caso a sua empresa tenha impostos a pagar, como o INSS ou IRRF, lembre-se de gerar e pagar a guia de arrecadação (DARF). E não se esqueça de enviar para a contabilidade!
🌟 Pro-labore: Informe o valor que você e os sócios da sua empresa irão receber de pró-labore no mês. Isso é importante para o cálculo dos impostos e contribuições para a previdência.
Quando Informar à Sua Contabilidade?
1. Envio das Notas Fiscais e Outros Documentos:
É sempre bom enviar suas informações logo no início do mês, para que a contabilidade tenha tempo suficiente para processá-las sem pressa. De preferência, envie até o dia 05 de cada mês. Isso garante que a contabilidade tenha tudo o que precisa para fazer os cálculos e fechar os relatórios de forma precisa.
Se você utiliza a Contabilizei, a boa notícia é que o sistema deles permite emitir notas fiscais diretamente pelo site, o que facilita a comunicação e o envio desses documentos. Além disso, com o Contabilizei Bank, seus extratos bancários ficam todos consolidados em um só lugar, facilitando ainda mais a conciliação bancária.
2. Pagamentos Automáticos de Obrigações:
Na Contabilizei, você pode configurar os pagamentos de suas obrigações fiscais como débito automático. Isso ajuda a garantir que os pagamentos dos impostos e das guias de arrecadação sejam feitos de forma automática, sem o risco de esquecer nenhuma data importante.
Se sua contabilidade for de outro tipo, pode ser que você precise enviar cada documento em formatos específicos, como Excel, PDF ou OFX. Então, é super importante entrar em contato com sua contabilidade e confirmar os formatos e prazos que eles preferem. Isso ajuda a evitar retrabalho e garante que você não fique com nada pendente.
3. Comunicação Constante:
Cada contabilidade tem sua forma de trabalhar, então sempre mantenha contato com o seu contador para garantir que você está enviando tudo no formato certo e dentro do prazo. Se precisar de mais informações sobre como enviar seus documentos, ou se quiser entender melhor sobre como a Contabilizei pode te ajudar, não hesite em me chamar no meu Telegram ou até contratar a Contabilizei para aproveitar toda a praticidade do sistema deles!
4. Dicas de Como Organizar Seus Documentos para Enviar à Contabilidade
Organizar seus documentos de forma eficiente pode economizar muito tempo e evitar confusão na hora de enviar para a contabilidade. Aqui estão algumas dicas para manter tudo em ordem:
- Crie Pastas Digitais Organizadas: Mantenha suas notas fiscais, extratos e documentos bancários organizados em pastas específicas no seu computador. Nomeie as pastas de forma clara, como “Notas Fiscais [Mês/Ano]” ou “Extratos Bancários [Mês/Ano]”.
- Use Planilhas para Controle: Se sua contabilidade pede as informações em Excel, crie planilhas que você pode atualizar mensalmente. Isso facilita a vida do contador e te ajuda a manter tudo de forma organizada.
- Fique Atento às Datas de Vencimento: Se você tiver documentos com vencimento fixo, como guia de arrecadação de impostos, organize um calendário para lembrar dessas datas.
5. O Que Fazer Quando Estiver com Dúvidas?
Às vezes, pode surgir aquela dúvida na hora de enviar algum documento, ou você não sabe o formato certo de um arquivo. O mais importante é não deixar para depois! Aqui estão algumas opções:
- Entre em Contato com Sua Contabilidade: Se não souber como enviar algo, sempre pergunte à sua contabilidade. Eles estão lá para te ajudar.
- Chame no Meu Telegram: Se você tiver dúvidas sobre como organizar ou enviar seus documentos, posso te ajudar a resolver isso de forma simples e rápida. Me chama no Telegram, estou à disposição!
6. Por Que a Comunicação com Sua Contabilidade É Essencial?
A contabilidade só consegue fazer o trabalho dela de forma correta se você fornecer as informações completas e dentro do prazo. Além disso, uma boa comunicação evita problemas futuros, como a falta de documentação ou o envio de documentos errados. Então, lembre-se de sempre:
- Estar em dia com os prazos;
- Manter uma comunicação clara com seu contador, evitando atrasos e problemas;
- Enviar tudo o que é solicitado no formato correto.
7. Conclusão: Organize-se e Evite Problemas Futuros!
Manter uma boa comunicação com sua contabilidade é crucial para o bom andamento do seu negócio. Organize-se e se atente aos prazos, porque, como você viu, as contabilidades não conseguem fazer o trabalho sozinhas. Elas precisam das suas informações para garantir que tudo seja feito corretamente.
Se você sentir que a gestão dos documentos está difícil ou confusa, conte comigo para te ajudar. E se você quiser uma forma mais prática e sem complicação, dá uma olhada no Contabilizei, que tem tudo integrado e facilita muito!
Agora que você sabe o que é necessário para manter tudo em ordem com a sua contabilidade, faça um esforço para enviar tudo em dia. Isso evita problemas e deixa você mais tranquilo para se concentrar no que realmente importa: o crescimento do seu negócio.
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Agora, é com você! 🚀
Organizar sua contabilidade pode ser desafiador no início, mas com as dicas que compartilhei, tenho certeza de que você vai se sentir mais confiante para dar o próximo passo! Lembre-se: a contabilidade depende das informações que você envia, então quanto mais organizado, melhor o serviço prestado. 💼
Me conta, como tem sido a sua experiência com a contabilidade? 🤔 Compartilha suas dúvidas, dificuldades ou até dicas que podem ajudar outras pessoas aqui nos comentários! 💬
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Ah, e se precisar de ajuda ou quiser uma forma mais simples de fazer tudo isso, me chama no meu Telegram! Estarei lá para tirar suas dúvidas: t.me/brithesa 📲
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O seu sucesso começa com as escolhas que você faz. Vamos juntos nessa jornada para uma gestão tranquila e eficiente! ✨
